Computer Based Information System (CBIS)

A. Pengertian CBIS

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. B. Era Globalisasi dan Tingginya Tingkat Kompetisi Beberapa strategi yang dapat dilakukan setiap perusahaan untuk dapat memenangkan kompetisi yang dilakukan di era yang penuh gejolak ini. 1. Penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa. 2. Peningkatan kualitas sumber daya manusia. 3. Marketplace yang tepat. 4. Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. C. Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer Sub sistem dari CBIS adalah : 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Sistem Informasi Manajemen 3. Sistem Pendukung Keputusan 4. Automasi Kantor (Virtual Office) 5. Sistem Pakar SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing. Tugas utama sistem informasi ini adalah: • Pengumpulan data • Manipulasi data • Penyimpanan data • Menyediakan dokumen Pengumpulan Data Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan. Manipulasi Data Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi: • Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi. • Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya. • Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data. • Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain. Penyimpanan Data Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database. Penyediaan Dokumen SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu: • Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu. • Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu. Karakteristik SIA • Melaksanakan tugas yang diperlukan. • Berpegang pada prosedur yang relatif standar. • Menangani data yang rinci. • Berfokus pada historis. • Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal. Peran SIA Dalam CBIS • SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. • SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya, Sumber daya SIM Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan. Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier. SIM dan SIA SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. SIM & EntIS SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS) Software Pembuat Laporan Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS. Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception. Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu. • Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja. • Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil. • Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari. • Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya. Model Matematika Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti. Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu. Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi. Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan: • Pembuatan model merupakan pengalaman belajar. • Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat. • Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain. • Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk. Kelemahan utama penggunaan model matematika: • Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya. • Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat. Output Model Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu: • Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan. • Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi. Grafik memiliki kemampuan untuk: • Menyimpulkan dengan cepat • Mendeteksi trend dari waktu ke waktu. • Meramalkan suatu kejadian. • Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi. Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah: • Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data. • Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend. • Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan. • Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk. • Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat membandingkan berbagai variabel. • Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk memudahkan pembacaan. • Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual antara variabel. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System) Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang. Keputusan terbagi menjadi: • Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin. • Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya. Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu: • Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki. • Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin. • Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif. • Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu. Jenis DSS Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X. • Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan. • Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi. • Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan. • Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika. • Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll. Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika. Tujuan DSS • Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur. • Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya. • Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya. SISTEM PAKAR (ES) Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri. Karakteristik Sistem Pakar • Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman. • Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru. • Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur). • Memecahkan masalah dengan penalaran. • Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah. Bagian Sistem Pakar User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar. 1. Input terdapat empat metode yaitu • Menu • Commands • Natural Languange • Customized Interfaces 2. Output Sistem Pakar , antara lain: • Penjelasan dari pertanyaan • Penjelasan dari penyelesaian masalah 3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah. 4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil. 5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell. Contoh Sistem Pakar • XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya. • MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri. • PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi. AUTOMASI KANTOR (OA) Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu: • Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan. • Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi. • Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. • Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat. Tujuan OA • Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja, • Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer • Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi. Aplikasi OA • Word Processing • E-Mail • Voice Mail • Electronic Calendaring • Audio Conferencing • Video Conferencing • Computer Conferencing • Facsimile • Videotex • Imaging • Desktop Publishing D. Kontribusi CBIS Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : o penghematan waktu (time saving) o penghematan biaya (cost saving) o peningkatan efektivitas (effectiveness) o pengembangan teknologi (technology development) o pengembangan personel akuntansi (accounting staff development). Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.